고용노동부 제공오는 19일부터 사업장 규모에 관계없이 모든 사용자는 근로자에게 임금을 지급할 때 임금명세서를 반드시 주어야 한다.
또 명세서에는 임금 구성항목과 계산 방법, 공제내역 등 법에 정한 기재사항을 모두 담아야 하며, 만약 명세서를 제대로 주지 않으면 최고 500만 원의 과태료가 부과된다.
고용노동부는 오는 19일 시행될 임금명세서 교부를 의무화하도록 개정된 '근로기준법'을 뒷받침할 관련 시행령 내용을 15일 공개했다.
계약 관계의 기본, 계약서 교부…임금 줄 때 명세서도 꼭 보내야 한다
이번에 개정된 근로기준법이 시행되기 전에도, 사용자가 일한 사람에게 임금의 세부 내역을 기재한 임금명세서를 주는 것은 근로계약 관계의 기본 원칙이다.
하지만 영세사업장 등 일부 산업 현장에서는 경영상 편의를 이유로 노동자에게 임금명세서를 주지 않거나, 임금총액 등만 간략히 알려주기만 하는 경우가 잦았다.
이렇게 사용자와 노동자 사이에 임금에 대한 정확한 정보가 공유되지 않다 보니 임금 체불 다툼이 자주 발생했고, 이를 놓고 법적 분쟁을 벌일 때에는 객관적인 자료가 부족해 문제를 해결하기도 어려웠다.
이를 해결하고 기초노동질서를 확립하려는 차원에서 앞으로 사용자가 근로자에게 '임금을 지급할 때'마다 임금명세서를 반드시 주도록 법이 바뀐 것이다.
노동부 오영민 근로기준정책과장은 "현재 임금대장도 반드시 작성해야 하지만, 회사가 작성해 보관하고 있다"며 "임금명세서는 임금을 지급할 때마다 근로자에게 교부하기 때문에 곧바로 임금이 제대로 지급됐나 판단할 수 있는 장점이 있다"고 설명했다.
임금 총액은 물론, 구성항목·계산방법·공제내역도 담아야
이에 따라 오는 19일 이후 임금지급분부터, 5인 미만 사업장을 포함해 모든 사업장의 사용자는 근로기준법의 근로자에게 반드시 임금명세서를 지급해야 한다.
이때 사용자는 임의로 임금명세서를 작성하지 말고, '근로기준법 시행령' 제27조의 2에 정해놓은 기재사항들을 반드시 포함해야 한다.
구체적으로는 △근로자의 이름이나 생년월일, 사원번호 등 노동자를 특정할 수 있는 정보 △임금지급일과 원천공제 이전의 임금 총액 △기본급, 수당, 상여금, 성과금 등 임금의 구성항목별 금액 △출근일수·근로시간 수 등에 따라 달라지는 임금의 구성항목별 계산방법 △임금의 일부를 공제한 경우, 공제 항목별 금액과 총액 등 공제내역이 반드시 임금명세서에 담겨야 한다.
오 과장은 "예를 들어 근로자를 특정할 수 있다는 전제하에, 이름이나 전화번호만 적어도 무방하다"며 "다만 동명이인 문제가 생기거나, 나중에 전화번호를 바꿀 수 있기 때문에 더 자세하게 적기를 권장한다"고 설명했다.
스마트이미지 제공임금 계산방법의 경우 고정적으로 정액 지급되는 항목은 계산방법을 적을 필요가 없고, 출근일수·시간 등에 따라 금액이 달라지는 각종 수당 등 항목에 대해서만 작성해도 괜찮다.
예를 들어 통근수당이나 식대처럼 사업장에 출근한 경우에만 지급되는 항목은 출근일수를 함께 적어야 한다. 또 일정 기간 이상 근무해야 한다는 조건 등을 달아 지급되는 항목은 요건을 충족했는지 여부를 기재하면 된다.
또 연장·야간·휴일 근로를 하면 가산수당이 발생하기 때문에 실제 근로 시간을 포함해 계산방법을 작성해야 한다. 만약 연장 근로 시간이 12시간이고, 시급이 9500원이라면 '12시간X9500원X1.5=17만 1천 원'과 같이 구체적인 계산내용을 적어야 한다.
실제 연장근로 시간에 관계없이 미리 수당을 정하는 '고정연장근로수당(OT)'가 있는 경우에 대해 오 과장은 "취업규칙, 근로계약서 등에 고정OT 기준 시간을 명시했다면 따로 쓸 필요는 없지만, 기준을 넘어 추가 연장근로에 대해 지급한 경우에는 일반 연장근로처럼 작성해야 한다"고 설명했다.
다만 근로기준법의 가산수당 규정이 적용되지 않는 5인 미만 사업장인 경우 이러한 가산수당에 대해서는 기재할 필요가 없다. 또 만약 식대, 수당 등을 통화가 아닌 현물 등 다른 형태로 지급할 경우 그 품명 및 수량, 평가 총액을 기재해야 한다.
메일이나 문자, 메신저로 보내도 괜찮아…교부 의무 어기면 최대 500만 원 과태료
서울 광화문광장 인근에서 출근길 시민들이 발걸음을 재촉하는 모습. 이한형 기자임금명세서는 서면, 또는 '전자문서 및 전자거래 기본법'에 정한 전자문서로 교부할 수 있다.
따라서 전자우편(이메일)이나 휴대전화 문자메시지(SMS, MMS), 모바일 메신저 등을 통해서도 임금명세서를 보낼 수 있고, 만약 사내 전산망 등에 관련 정보를 올려서 근로자가 각자 접근해 임금명세서 내용을 자유롭게 열람·출력할 수 있는 경우에도 교부된 것으로 인정받을 수 있다.
노동부는 "전자문서를 포함해, 임금명세서 기재사항을 모두 적은 문서라면 임금명세서에 해당한다"며 "반드시 특별한 서식으로 교부해야 하는 것은 아니다"라고 설명했다.
다만 이메일 등으로 임금명세서를 발송한 경우 '발송한 때'를 임금명세서 교부시점으로 보지만, 반송처리되면 교부됐다고 보기 어렵기 때문에 반송 여부를 확인해야 한다.
만약 임금명세서 교부 의무를 위반해 임금명세서를 근로자에게 주지 않거나, 기재사항을 제대로 적지 않은 명세서를 보낸 경우에는 500만 원 이하의 과태료가 부과된다.
만약 명세서를 아예 교부하지 않으면 근로자 1인당, 1건당 30만 원의 과태료가 부과되고, 2차 위반 시 50만 원, 3차 위반 시 100만 원의 과태료가 부과된다. 기재 사항을 제대로 적지 않은 경우 과태료는 1차 20만 원, 2차 30만 원, 3차 50만 원이다.
첫 적발에는 25일 시정기한 부여…'임금명세서 만들기' 프로그램도 무상 보급
다만 오 과장은 "영세 사업장에서는 관련 법령 내용의 숙지가 미흡할 수 있고, 임금명세서 교부를 위한 준비기간이 필요한 점을 고려하고 있다"며 "명세서 교부 관련 사항을 어기더라도 25일의 시정기한과 시정기회를 부여하는 등 제도 정착에 주안점을 두고 사업장을 지도할 예정"이라고 설명했다.
이와 함께 노동부는 사용자가 손쉽게 전자 임금명세서를 작성하도록 노동부 홈페이지를 통해 '임금명세서 만들기' 프로그램을 무료로 보급한다.
해당 프로그램은 근로자 1명에 대한 임금명세서를 작성하는 '개별작성' 및 여러 근로자의 명세서를 한 번에 만드는 '일괄작성' 기능을 갖췄고, 스마트폰으로도 이용할 수 있다.
또 노동부는 임금명세서 작성례 및 작성방법, 자주 묻는 질문 등을 담은 설명자료를 노동부 홈페이지 정책자료실에 실을 예정이다. 아울러 국번 없이 ☎1350으로 문의해 안내와 상담을 받을 수도 있다.